बिज़नेस ईमेल के लिए SPF, DKIM और DMARC कैसे सेट करें

अगर आपके प्रस्ताव, इनवॉइस या कोल्ड आउटरीच ईमेल स्पैम में जा रहे हैं, तो एक भी सब्जेक्ट लाइन दोबारा लिखने से पहले अपना DNS जाँचें। मेल प्रदाता किसी संदेश पर भरोसा करेंगे या नहीं, यह मुख्यतः इस पर निर्भर करता है कि आपका डोमेन साबित करता है या नहीं कि संदेश उसी ने भेजा। यह प्रमाण तीन रिकॉर्ड देते हैं, और बहुत-से बिज़नेस डोमेन में कम से कम एक गायब होता है।

फ़रवरी 2024 से Gmail और Yahoo उन सभी से SPF, DKIM और DMARC माँगते हैं जो उनके उपयोगकर्ताओं को रोज़ 5,000 से ज़्यादा संदेश भेजते हैं, और स्पैम शिकायत दर 0.3% से कम रखने को कहते हैं। Microsoft के Outlook.com, Hotmail और Live मेलबॉक्स ने भी मई 2025 में ज़्यादा मात्रा में भेजने वालों के लिए ऐसे ही नियम जोड़े। हो सकता है आप रोज़ 5,000 से बहुत कम भेजते हों। व्यवहार में ये जाँचें फिर भी आप पर लागू होती हैं, क्योंकि बिना प्रमाणीकरण वाले छोटे प्रेषक सबसे पहले फ़िल्टर होते हैं।

इसमें लगभग एक घंटा लगता है। आपको कोड लिखने की ज़रूरत नहीं है। बस वह जगह चाहिए जहाँ आपके डोमेन का DNS है और अपने मेल प्रदाता का एडमिन कंसोल।

Table of contents

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• हर रिकॉर्ड क्या करता है
• चरण 1: अपने डोमेन से भेजने वाली हर चीज़ की सूची बनाएँ
• चरण 2: जाँचें कि आज आपके पास क्या है
• चरण 3: एक ही SPF रिकॉर्ड प्रकाशित करें
• चरण 4: हर प्रेषक के लिए DKIM चालू करें
• चरण 5: p=none पर DMARC जोड़ें और रिपोर्ट पढ़ें
• चरण 6: लागू करने की ओर बढ़ें
• Claude या ChatGPT से कराएँ
• जाँचें और स्वस्थ बनाए रखें

हर रिकॉर्ड क्या करता है

1. SPF DNS में प्रकाशित एक सूची है, जिसमें वे सेवाएँ होती हैं जिन्हें आपके डोमेन के नाम से मेल भेजने की अनुमति है। प्राप्त करने वाला सर्वर भेजने वाले सर्वर को इस सूची से मिलाता है।
2. DKIM वह हस्ताक्षर है जो आपका मेल प्रदाता हर संदेश में जोड़ता है। इससे जुड़ी सार्वजनिक कुंजी आपके DNS में रहती है, जिससे प्राप्तकर्ता पुष्टि कर सकता है कि संदेश बदला नहीं गया और सचमुच आपके प्रदाता से गुज़रा।
3. DMARC प्राप्तकर्ताओं को बताता है कि आपके डोमेन के लिए SPF और DKIM फ़ेल हों तो क्या करना है, और रिपोर्ट कहाँ भेजनी हैं। यह भी माँगता है कि प्रमाणित डोमेन दिखाई देने वाले From पते से मेल खाए।

DMARC के बिना SPF और DKIM सिर्फ़ सलाह जैसे हैं। उसके साथ आपको रिपोर्ट मिलती है कि आपके नाम से कौन मेल भेज रहा है, उस प्रेषक सहित जिसे आप भूल गए थे।

चरण 1: अपने डोमेन से भेजने वाली हर चीज़ की सूची बनाएँ

यही वह चरण है जिसे लोग छोड़ देते हैं, और इसी कारण बाद में अपना ही ईमेल बिगाड़ लेते हैं। अपने डोमेन से जो कुछ भी भेजता है, उसे लिख लें:

• आपके मेलबॉक्स (Microsoft 365, Google Workspace, या जो GoDaddy ने दिया हो)
• आपका ईमेल मार्केटिंग प्लेटफ़ॉर्म
• आपका CRM और इनवॉइसिंग टूल
• आपकी वेबसाइट के फ़ॉर्म और WordPress के ट्रांज़ैक्शनल मेल
• आपका हेल्पडेस्क और कोई भी शेड्यूलिंग टूल

अगर आप GoDaddy के ज़रिए Microsoft 365 मेलबॉक्स चलाते हैं, तो GoDaddy ईमेल लॉगिन अब कैसे काम करता है पर मेरी गाइड बताती है कि एडमिन वाला हिस्सा Microsoft के पोर्टल में क्यों है। DKIM आप वहीं चालू करेंगे।

चरण 2: जाँचें कि आज आपके पास क्या है

MXToolbox, Google Admin Toolbox का Check MX, या dmarcian का DMARC चेकर जैसा कोई मुफ़्त टूल खोलें और अपना डोमेन डालें। तीन बातें नोट करें:

• क्या v=spf1 से शुरू होने वाला ठीक एक TXT रिकॉर्ड है? दो होना विफलता है, बैकअप नहीं।
• क्या आपका प्रदाता DKIM को साइन करता हुआ दिखाता है?
• क्या _dmarc.yourdomain.com पर TXT रिकॉर्ड है?

इससे भी बेहतर, अपने बिज़नेस पते से किसी Gmail खाते में टेस्ट संदेश भेजें, उसे खोलें, “Show original” चुनें और ऊपर SPF, DKIM और DMARC की पंक्तियाँ पढ़ें। हर एक में PASS होना चाहिए।

चरण 3: एक ही SPF रिकॉर्ड प्रकाशित करें

अपने डोमेन के रूट पर एक TXT रिकॉर्ड जोड़ें। यह हर प्रेषक को include: से सूचीबद्ध करता है और अंत में एक नीति देता है।

आम include:

• Microsoft 365: include:spf.protection.outlook.com
• Google Workspace: include:_spf.google.com
• आपका ईमेल मार्केटिंग प्लेटफ़ॉर्म और CRM, दोनों अपनी-अपनी हेल्प डॉक्स में अपना include मान प्रकाशित करते हैं। उसे वहीं से कॉपी करें, किसी ब्लॉग पोस्ट से नहीं, इस पोस्ट से भी नहीं।

एक सामान्य नतीजा v=spf1 include:spf.protection.outlook.com include:your-esp-value ~all जैसा दिखता है।

SPF की ज़्यादातर विफलताएँ दो नियमों से होती हैं। पहला, हर डोमेन पर एक ही रिकॉर्ड: नए प्रेषकों को दूसरा रिकॉर्ड जोड़ने के बजाय मौजूदा पंक्ति में मिलाएँ। दूसरा, SPF कुल 10 DNS लुकअप की अनुमति देता है, और हर include: गिना जाता है, उसके भीतर के नेस्टेड वाले भी। दस से ज़्यादा होने पर प्राप्तकर्ता SPF को स्थायी त्रुटि मानते हैं। अगर आप सीमा के पास हैं, तो कुछ जोड़ने से पहले वे सेवाएँ हटाएँ जिन्हें आप अब इस्तेमाल नहीं करते।

जब तक आप प्रेषक खोज रहे हैं, ~all (सॉफ़्ट फ़ेल) इस्तेमाल करें, और DMARC रिपोर्ट साफ़ होने पर -all पर विचार करें।

चरण 4: हर प्रेषक के लिए DKIM चालू करें

DKIM हर भेजने वाली सेवा के अंदर कॉन्फ़िगर होता है, फिर DNS में प्रकाशित किया जाता है।

• Microsoft 365: Microsoft Defender पोर्टल में ईमेल ऑथेंटिकेशन के अंतर्गत DKIM सेटिंग्स खोलें, अपना डोमेन चुनें और साइनिंग चालू करें। पहले यह दो CNAME रिकॉर्ड (selector1._domainkey और selector2._domainkey) देता है जिन्हें DNS में जोड़ना है। जब तक वे फैल नहीं जाते, चालू करना विफल रहता है, जिसमें कुछ घंटे लग सकते हैं।
• Google Workspace: एडमिन कंसोल में Gmail ऑथेंटिकेशन के अंतर्गत अपने डोमेन के लिए कुंजी बनाएँ, दिखने वाला TXT रिकॉर्ड प्रकाशित करें और Start authentication पर क्लिक करें।
• बाकी सब: आपके ईमेल मार्केटिंग प्लेटफ़ॉर्म, CRM और इनवॉइसिंग टूल में “डोमेन ऑथेंटिकेशन” या “सेंडिंग डोमेन” स्क्रीन होती है जो DNS में चिपकाने के लिए रिकॉर्ड देती है।

यह अपनी सूची के हर प्रेषक के लिए करें, सिर्फ़ अपने मेलबॉक्स के लिए नहीं। जो मार्केटिंग प्लेटफ़ॉर्म आपके डोमेन के बजाय अपने डोमेन से साइन करता है, वह DKIM में पास होगा और फिर भी DMARC अलाइनमेंट में फ़ेल होगा।

चरण 5: p=none पर DMARC जोड़ें और रिपोर्ट पढ़ें

_dmarc नाम का TXT रिकॉर्ड इस मान के साथ बनाएँ:

v=DMARC1; p=none; rua=mailto:dmarc-reports@yourdomain.com

p=none डिलीवरी में कुछ नहीं बदलता। यह रिपोर्टें शुरू करता है। कच्ची DMARC रिपोर्टें XML फ़ाइलें होती हैं जिन्हें कोई नहीं पढ़ता, इसलिए rua को किसी मुफ़्त रिपोर्टिंग सेवा की ओर इंगित करें। DMARC मॉनिटरिंग के कई विक्रेता मुफ़्त टियर देते हैं जो XML को पास और फ़ेल की गिनती वाली भेजने के स्रोतों की सूची में बदल देता है।

इसे दो से चार हफ़्ते p=none पर रहने दें। वैध प्रेषकों को खोजें जो फ़ेल हो रहे हैं, जैसे कोई पुराना इनवॉइसिंग टूल या भुला दिया गया फ़ॉर्म प्लगइन, और हर एक को SPF में जोड़कर या उसका DKIM चालू करके ठीक करें।

चरण 6: लागू करने की ओर बढ़ें

जब आपके सभी असली प्रेषक पास होने लगें:

1. p=quarantine; pct=25 पर बदलें, ताकि फ़ेल होने वाले संदेशों का एक चौथाई स्पैम में जाए। एक हफ़्ता देखें।
2. pct को 100 करें।
3. p=reject पर जाएँ।

reject तक पहुँचने से दूसरे आपके ग्राहकों को फ़िशिंग ईमेल भेजने में आपके डोमेन की नक़ल नहीं कर पाते, जो आपके इनबॉक्स रेट जितना ही आपके नाम की भी रक्षा करता है।

Claude या ChatGPT से कराएँ

इसे अपनी जानकारी भरकर किसी एक में चिपकाएँ। इससे हर प्रदाता के हेल्प पेज पढ़ने की ज़रूरत नहीं पड़ती।

मैं डोमेन [yourdomain.com] का ईमेल संभालता हूँ। मेरे मेलबॉक्स [Microsoft 365 / Google Workspace] पर हैं। मैं [अपना मार्केटिंग प्लेटफ़ॉर्म, CRM, इनवॉइसिंग टूल, वेबसाइट फ़ॉर्म सूचीबद्ध करें] से भी मेल भेजता हूँ। मुझे दो: (1) एक मिलाई हुई पंक्ति के रूप में प्रकाशित करने के लिए सटीक SPF TXT रिकॉर्ड, (2) हर सेवा की एडमिन स्क्रीन में DKIM सेटअप के चरण, (3) rua रिपोर्टिंग के साथ शुरुआती DMARC रिकॉर्ड, और (4) चार चरणों में p=reject तक पहुँचने की योजना। बताओ कि कौन-से मान मुझे तुम पर भरोसा करने के बजाय हर विक्रेता के अपने दस्तावेज़ से कॉपी करने चाहिए, और SPF रिकॉर्ड में DNS लुकअप गिनो।

वह जो दे, उसे प्रकाशित करने से पहले include: मानों को हर विक्रेता के मौजूदा हेल्प पेज से मिलाएँ। मॉडल विश्वसनीय दिखने वाले include होस्ट गढ़ देते हैं, और ग़लत वाला चुपचाप फ़ेल होता है।

जाँचें और स्वस्थ बनाए रखें

DNS के स्थिर होने के बाद Gmail का “Show original” टेस्ट हर प्रेषक से दोहराएँ, सिर्फ़ अपने मेलबॉक्स से नहीं। अपने CRM, इनवॉइसिंग टूल और वेबसाइट फ़ॉर्म से भेजें। हर संदेश में SPF, DKIM और DMARC के लिए PASS दिखना चाहिए।

फिर कैलेंडर में हर तिमाही DMARC रिपोर्टें देखने का दोहराव वाला रिमाइंडर लगाएँ। जब भी आप कोई नया टूल अपनाएँ जो आपके डोमेन के नाम से ग्राहकों को ईमेल भेजता है, उसी दिन उसे प्रमाणित करें। अगर आप सूची बना रहे हैं या न्यूज़लेटर भेज रहे हैं, तो भेजने वाला पक्ष ईमेल लिस्ट कैसे बनाएँ में है, और छोटे व्यवसायों के लिए सर्वश्रेष्ठ ईमेल मार्केटिंग सेवाएँ में वे प्लेटफ़ॉर्म हैं जो सेटअप के दौरान डोमेन ऑथेंटिकेशन में आपका मार्गदर्शन करते हैं।