Geschäftliche E-Mail von GoDaddy umziehen ohne Datenverlust

Der Umzug einer geschäftlichen E-Mail ist eine Änderung von zehn Minuten, eingebettet in einen Prozess von zwei Wochen, und die zehn Minuten sind der leichte Teil. Verloren gehen fast immer Mails, die während des Wechsels eintreffen, Mails in Ordnern, die niemand kopiert hat, oder Nachrichten aus einem Tool, das noch auf die alte Einrichtung zeigt.

GoDaddy ist hier das Beispiel, weil ein großer Teil des Suchtraffics auf meiner Seite zu diesem Thema von Leuten kommt, die sich bei GoDaddy-E-Mail anmelden, und viele davon sind in einem Tarif, den sie lieber verlassen würden. Die Schritte sind dieselben, egal welchen Anbieter Sie verlassen. Wenn Sie lieber bleiben: GoDaddy betreibt Workspace Email inzwischen auf Microsoft 365, und mein Leitfaden zur Anmeldung bei GoDaddy-E-Mail erklärt das.

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Entscheiden Sie zuerst, ob Sie überhaupt umziehen sollten

Ziehen Sie um, wenn Sie eine einzige Verwaltungskonsole für E-Mail, Kalender und Dateien wollen, wenn Ihr Team in Google Docs arbeitet oder wenn Sie für ein Paket zahlen, von dem Sie nur die E-Mail nutzen. Bleiben Sie, wenn die Mail funktioniert und sich nur der Anmeldebildschirm stört. Ein Umzug ohne Grund bringt Risiko ohne Gewinn.

Schritt 1: Bestandsaufnahme, bevor Sie das DNS anfassen

Notieren Sie alles, was an der aktuellen Einrichtung hängt:

1. Jedes Postfach mit Besitzer und ungefährer Größe.
2. Aliase, Weiterleitungen und gemeinsame Postfächer wie info@ und rechnung@.
3. Jedes Tool, das Mails mit Ihrer Domain als Absender verschickt: Rechnungen, CRM, Formulare, E-Mail-Marketing, Terminbuchung.
4. Jedes Smartphone und jeden Laptop, auf dem das Konto eingerichtet ist.
5. Wo Ihr DNS liegt. Das kann GoDaddy, Cloudflare oder Ihr Registrar sein. Dort bearbeiten Sie die Einträge, nicht beim Mail-Anbieter.

Die Liste ist vor allem wegen Punkt 3 wichtig. Ein Tool, das über Ihren alten Mailserver sendet, hört an dem Tag auf zu funktionieren, an dem Sie kündigen, und nichts warnt Sie.

Schritt 2: Senken Sie die MX-TTL zwei Tage vorher

Ein MX-Eintrag sagt dem Internet, welcher Server die Mails Ihrer Domain annimmt. Die TTL gibt an, wie lange andere Netzwerke die Antwort speichern, bevor sie erneut nachfragen. Öffnen Sie Ihre DNS-Einstellungen und setzen Sie die TTL der MX-Einträge auf den niedrigsten Wert, den Ihr Anbieter erlaubt, oft 300 Sekunden. Tun Sie das mindestens 48 Stunden vor dem Wechsel, denn Netzwerke, die den alten langen Wert zwischengespeichert haben, behalten ihn bis zum Ablauf.

Das macht den Umschaltmoment schnell. Ohne diesen Schritt liefern manche Absender noch stundenlang an den alten Server.

Schritt 3: Legen Sie zuerst die neuen Postfächer an

Richten Sie den neuen Anbieter ein, fügen Sie Ihre Domain hinzu und erstellen Sie alle Postfächer, Aliase und gemeinsamen Postfächer, bevor Sie einen MX-Eintrag ändern. Der neue Anbieter verlangt per TXT-Eintrag den Nachweis, dass die Domain Ihnen gehört. Tragen Sie ihn jetzt ein, er wirkt sich nicht auf den Mailfluss aus.

Tragen Sie die MX-Einträge des neuen Anbieters noch nicht ein. Die Mails sollen weiter am alten Server ankommen, während Sie kopieren.

Schritt 4: Kopieren Sie die alten Mails

Google Workspace hat in der Admin-Konsole ein Datenmigrationstool, das Mails per IMAP von einem anderen Anbieter holt, und Microsoft 365 bietet im Exchange Admin Center eine IMAP-Migration. Beide brauchen die Zugangsdaten jedes Nutzers oder eine Administratorverbindung zum alten Postfach sowie den IMAP-Servernamen des alten Anbieters. Er steht in der Hilfe Ihres alten Anbieters.

Zwei Grenzen, die Sie einplanen sollten:

• IMAP kopiert Mails, keine Kontakte und keine Kalender. Exportieren Sie diese aus dem alten Konto und importieren Sie sie von Hand ins neue.
• Große Postfächer brauchen Stunden. Starten Sie die Kopie einen Tag früher, damit Sie beim Wechsel nicht warten müssen.

Führen Sie die Kopie jetzt einmal aus und direkt nach dem Wechsel noch einmal, um alles zu erwischen, was dazwischen eingetroffen ist.

Schritt 5: Stellen Sie die MX-Einträge um

Wählen Sie eine ruhige Zeit, etwa einen Wochenendmorgen, und gehen Sie in dieser Reihenfolge vor:

1. Löschen Sie die MX-Einträge des alten Anbieters.
2. Tragen Sie die MX-Einträge des neuen Anbieters genau so ein, wie er sie nennt, mit den angegebenen Prioritäten.
3. Speichern Sie, schicken Sie sich dann von einer privaten Adresse eine Testnachricht und eine zurück.

Innerhalb von ein bis zwei Stunden kommt der Großteil der Mails in den neuen Postfächern an. Einzelne Nachrichten können noch bis zu einen Tag lang beim alten Server landen. Deshalb lassen Sie ihn weiterlaufen.

Schritt 6: Korrigieren Sie SPF, DKIM und DMARC

Diesen Schritt vergessen die meisten, und deshalb landen ausgehende Mails eine Woche später im Spam. Ihre Domain sollte genau einen SPF-Eintrag haben. Ersetzen Sie das include: des alten Anbieters durch das des neuen und behalten Sie die Einträge aller anderen Tools aus Ihrer Liste von Schritt 1. Aktivieren Sie dann die DKIM-Signatur in der Admin-Konsole des neuen Anbieters und veröffentlichen Sie den Schlüssel, den er Ihnen gibt. Lassen Sie Ihren DMARC-Eintrag unverändert, außer er verweist auf den alten Anbieter.

Die ausführliche Anleitung, auch zur Prüfung, ob alle drei bestehen, finden Sie unter SPF, DKIM und DMARC für Geschäfts-E-Mail einrichten.

Schritt 7: Verbinden Sie Geräte und Tools neu

Entfernen Sie das alte Konto von jedem Smartphone und Laptop und fügen Sie das neue hinzu. Öffnen Sie dann jedes Tool aus Ihrer Liste von Schritt 1, das mit Ihrer Domain sendet, und aktualisieren Sie die Mail-Einstellungen oder autorisieren Sie es neu. Senden Sie von jedem einen Test.

Schritt 8: Behalten Sie den alten Tarif zwei Wochen

Lassen Sie die alten Postfächer mindestens zwei Wochen aktiv. Prüfen Sie sie alle paar Tage auf Nachzügler und führen Sie die IMAP-Kopie vor der Kündigung noch einmal aus. Kündigen Sie erst, wenn mehrere Tage nichts Neues mehr eingetroffen ist. Zu früh zu kündigen ist der einzige Fehler, den Sie nicht rückgängig machen können, denn die Mails auf dem alten Server sind mit ihm verschwunden.

Lassen Sie es Claude oder ChatGPT erledigen

Bestandsaufnahme und Checkliste für den Wechsel sind die beiden Teile, die Sie einem Assistenten übergeben sollten. Fügen Sie dies ein und füllen Sie die Klammern aus:

I'm moving business email for [yourdomain.com] from [GoDaddy / current provider]
to [Google Workspace / Microsoft 365]. My DNS is hosted at [DNS provider].
We have [number] mailboxes, and these tools send mail as our domain: [list].
Give me a dated cutover checklist covering: lowering the MX TTL, creating
mailboxes, copying old mail over IMAP, the exact order for changing MX records,
the SPF record I should end up with, and how to enable DKIM. Tell me where each
step happens (DNS host or mail admin console). Flag anything you aren't sure
about for my provider so I can check the provider's own documentation.

Prüfen Sie jeden DNS-Wert, den er Ihnen nennt, anhand der Einrichtungsseite des neuen Anbieters, bevor Sie speichern. Assistenten erfinden mit großer Sicherheit ein include: oder einen MX-Hostnamen, der richtig aussieht und es nicht ist.