Cómo mover el correo de empresa de GoDaddy sin perder correo

Mover el correo de empresa es un cambio de diez minutos envuelto en un proceso de dos semanas, y los diez minutos son la parte fácil. El correo que se pierde casi siempre es el que llegó durante el cambio, el de carpetas que nadie copió o el de mensajes enviados desde una herramienta que sigue apuntando a la configuración antigua.

Uso GoDaddy como ejemplo porque buena parte del tráfico de búsqueda que llega a mi sitio sobre este tema viene de personas que inician sesión en el correo de GoDaddy, y muchas están en un plan que preferirían dejar. Los pasos son los mismos si dejas cualquier otro proveedor. Si prefieres quedarte, GoDaddy ahora ejecuta Workspace Email sobre Microsoft 365, y mi guía para iniciar sesión en el correo de GoDaddy lo explica.

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Decide si de verdad te conviene mover el correo

Muévelo si quieres una sola consola de administración para correo, calendario y archivos, si tu equipo vive en Google Docs o si pagas un paquete del que solo usas el correo. Quédate si el correo funciona y la única queja es la pantalla de inicio de sesión. Una migración sin motivo es riesgo sin recompensa.

Paso 1: haz un inventario antes de tocar el DNS

Anota todo lo que depende de la configuración actual:

1. Cada buzón, con su responsable y su tamaño aproximado.
2. Alias, reenvíos y bandejas compartidas como info@ y facturacion@.
3. Cada herramienta que envía correo con tu dominio: facturación, CRM, formularios, email marketing, agendas.
4. Cada móvil y portátil que tenga la cuenta añadida.
5. Dónde vive tu DNS. Puede ser GoDaddy, Cloudflare o tu registrador. Editarás los registros allí, no en el proveedor de correo.

La lista importa sobre todo por el punto 3. Una herramienta que envía a través de tu servidor de correo antiguo deja de funcionar el día que lo cancelas, y nada te avisa.

Paso 2: baja el TTL del registro MX con dos días de antelación

Un registro MX le dice a internet qué servidor recibe el correo de tu dominio. El TTL es el tiempo que otras redes recuerdan la respuesta antes de volver a consultarla. Abre la configuración de tu DNS y pon el TTL de los registros MX en el valor más bajo que permita tu proveedor, normalmente 300 segundos. Hazlo al menos 48 horas antes del cambio, porque las redes que guardaron el valor largo anterior lo conservan hasta que caduque.

Esto es lo que hace rápido el traspaso. Si lo omites, algunos remitentes seguirán entregando al servidor antiguo durante horas.

Paso 3: crea primero los buzones nuevos

Configura el nuevo proveedor, añade tu dominio y crea todos los buzones, alias y bandejas compartidas antes de cambiar ningún registro MX. El nuevo proveedor te pedirá demostrar que eres el dueño del dominio con un registro TXT. Añádelo ahora; no afecta al flujo del correo.

Todavía no añadas los registros MX del nuevo proveedor. El correo debe seguir llegando al servidor antiguo mientras lo copias.

Paso 4: copia el correo antiguo

Google Workspace tiene en la consola de administración una herramienta de migración de datos que trae el correo de otro proveedor por IMAP, y Microsoft 365 tiene una migración IMAP en su centro de administración de Exchange. Ambas necesitan las credenciales de cada usuario o una conexión de administrador al buzón antiguo, además del nombre del servidor IMAP del proveedor anterior. Lo encuentras en la ayuda de tu antiguo proveedor.

Dos límites que conviene prever:

• IMAP copia el correo, no los contactos ni los calendarios. Expórtalos desde la cuenta antigua e impórtalos a mano en la nueva.
• Los buzones grandes tardan horas. Empieza la copia un día antes para no esperar en pleno cambio.

Haz la copia una vez ahora y otra justo después del traspaso para recoger lo que llegó entremedias.

Paso 5: cambia los registros MX

Elige un momento tranquilo, como una mañana de fin de semana, y sigue este orden:

1. Elimina los registros MX del proveedor antiguo.
2. Añade los registros MX del nuevo proveedor exactamente como los indica, con las prioridades que te da.
3. Guarda, y envía un mensaje de prueba a ti mismo desde una dirección personal y otro de vuelta.

En una o dos horas, la mayor parte del correo llegará a los buzones nuevos. Algunos mensajes pueden caer en el servidor antiguo hasta un día después. Por eso lo mantienes activo.

Paso 6: corrige SPF, DKIM y DMARC

Es el paso que la gente olvida, y es donde el correo saliente empieza a caer en spam una semana después. Tu dominio debe tener exactamente un registro SPF. Sustituye el include: del proveedor antiguo por el del nuevo y conserva los de todas las demás herramientas de tu lista del paso 1. Después activa la firma DKIM en la consola del nuevo proveedor y publica la clave que te dé. Deja tu registro DMARC como está, salvo que mencione al proveedor antiguo.

La guía completa, con cómo comprobar que los tres pasan, está en cómo configurar SPF, DKIM y DMARC para el correo de empresa.

Paso 7: reconecta dispositivos y herramientas

Quita la cuenta antigua de cada móvil y portátil y añade la nueva. Luego abre cada herramienta de tu lista del paso 1 que envía con tu dominio y actualiza su configuración de correo o vuelve a autorizarla. Envía una prueba desde cada una.

Paso 8: conserva el plan antiguo dos semanas

Deja activos los buzones antiguos al menos dos semanas. Revísalos cada pocos días por si queda algún rezagado y ejecuta la copia IMAP una vez más antes de cancelar. Cancela solo cuando lleve varios días sin llegar nada nuevo. Cancelar antes de tiempo es el único error que no se puede deshacer, porque el correo del servidor antiguo desaparece con él.

Pídeselo a Claude o ChatGPT

El inventario y la lista de verificación del traspaso son las dos partes que conviene delegar a un asistente. Pega esto y rellena los corchetes:

I'm moving business email for [yourdomain.com] from [GoDaddy / current provider]
to [Google Workspace / Microsoft 365]. My DNS is hosted at [DNS provider].
We have [number] mailboxes, and these tools send mail as our domain: [list].
Give me a dated cutover checklist covering: lowering the MX TTL, creating
mailboxes, copying old mail over IMAP, the exact order for changing MX records,
the SPF record I should end up with, and how to enable DKIM. Tell me where each
step happens (DNS host or mail admin console). Flag anything you aren't sure
about for my provider so I can check the provider's own documentation.

Comprueba cada valor de DNS que te dé con la página de configuración del nuevo proveedor antes de guardarlo. Los asistentes inventan con total seguridad un include: o un nombre de host MX que parece correcto y no lo es.