Spostare la posta aziendale da GoDaddy senza perdere mail

Spostare la posta aziendale è una modifica da dieci minuti dentro un processo di due settimane, e i dieci minuti sono la parte facile. La posta che sparisce è quasi sempre quella arrivata durante il passaggio, quella nelle cartelle che nessuno ha copiato o quella inviata da uno strumento che punta ancora alla vecchia configurazione.

Uso GoDaddy come esempio perché buona parte del traffico di ricerca che il mio sito riceve su questo tema viene da persone che accedono alla posta GoDaddy, e molte hanno un piano che preferirebbero lasciare. I passaggi sono gli stessi qualunque provider tu stia lasciando. Se preferisci restare, GoDaddy ora gestisce Workspace Email su Microsoft 365, e la mia guida per accedere alla posta GoDaddy lo spiega.

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Decidi prima se spostarti davvero

Spostati se vuoi una sola console di amministrazione per posta, calendario e file, se il tuo team lavora in Google Docs o se paghi un pacchetto di cui usi solo la posta. Resta se la posta funziona e l’unica lamentela è la schermata di accesso. Una migrazione senza un motivo è rischio senza vantaggio.

Passo 1: fai l’inventario prima di toccare il DNS

Annota tutto ciò che dipende dalla configurazione attuale:

1. Ogni casella, con il suo proprietario e la dimensione approssimativa.
2. Alias, inoltri e caselle condivise come info@ e fatture@.
3. Ogni strumento che invia posta con il tuo dominio: fatturazione, CRM, moduli, email marketing, prenotazioni.
4. Ogni telefono e portatile su cui l’account è configurato.
5. Dove si trova il tuo DNS. Può essere GoDaddy, Cloudflare o il tuo registrar. Modificherai i record lì, non presso il provider di posta.

L’elenco conta soprattutto per il punto 3. Uno strumento che invia attraverso il vecchio server di posta smette di funzionare il giorno in cui lo disdici, e nulla ti avvisa.

Passo 2: abbassa il TTL dell’MX con due giorni di anticipo

Un record MX dice a Internet quale server riceve la posta del tuo dominio. Il TTL è il tempo per cui le altre reti ricordano la risposta prima di richiederla. Apri le impostazioni DNS e imposta il TTL dei record MX al valore più basso consentito dal tuo provider, spesso 300 secondi. Fallo almeno 48 ore prima del passaggio, perché le reti che hanno memorizzato il vecchio valore lungo lo tengono fino alla scadenza.

È questo che rende rapido il passaggio. Se lo salti, alcuni mittenti continuano a consegnare al vecchio server per ore.

Passo 3: crea prima le nuove caselle

Configura il nuovo provider, aggiungi il tuo dominio e crea tutte le caselle, gli alias e le caselle condivise prima di cambiare qualsiasi record MX. Il nuovo provider ti chiederà di dimostrare che il dominio è tuo con un record TXT. Aggiungilo adesso: non influisce sul flusso della posta.

Non aggiungere ancora i record MX del nuovo provider. La posta deve continuare ad arrivare al vecchio server mentre la copi.

Passo 4: copia la vecchia posta

Google Workspace ha nella console di amministrazione uno strumento di migrazione dei dati che recupera la posta da un altro provider via IMAP, e Microsoft 365 ha una migrazione IMAP nel suo centro di amministrazione Exchange. Entrambi richiedono le credenziali di ogni utente o una connessione da amministratore alla vecchia casella, oltre al nome del server IMAP del vecchio provider. Lo trovi nella guida del tuo vecchio provider.

Due limiti da mettere in conto:

• IMAP copia la posta, non i contatti né i calendari. Esportali dal vecchio account e importali a mano nel nuovo.
• Le caselle grandi richiedono ore. Avvia la copia un giorno prima, per non aspettare al momento del passaggio.

Esegui la copia una volta adesso e di nuovo subito dopo il passaggio, per recuperare ciò che è arrivato nel frattempo.

Passo 5: cambia i record MX

Scegli un momento tranquillo, come una mattina del fine settimana, e procedi in quest’ordine:

1. Elimina i record MX del vecchio provider.
2. Aggiungi i record MX del nuovo provider esattamente come li indica, con le priorità che ti dà.
3. Salva, poi invia un messaggio di prova a te stesso da un indirizzo personale, e uno in risposta.

Entro un’ora o due, la maggior parte della posta arriverà nelle nuove caselle. Qualche messaggio può ancora finire sul vecchio server per un giorno. Per questo lo tieni attivo.

Passo 6: sistema SPF, DKIM e DMARC

È il passo che tutti dimenticano, ed è qui che la posta in uscita comincia a finire nello spam una settimana dopo. Il tuo dominio deve avere esattamente un record SPF. Sostituisci l’include: del vecchio provider con quello del nuovo e mantieni quelli di tutti gli altri strumenti della tua lista del passo 1. Poi attiva la firma DKIM nella console del nuovo provider e pubblica la chiave che ti fornisce. Lascia il tuo record DMARC com’è, a meno che non citi il vecchio provider.

La guida completa, con il modo di verificare che tutti e tre passino, è in come configurare SPF, DKIM e DMARC per la posta aziendale.

Passo 7: ricollega dispositivi e strumenti

Rimuovi il vecchio account da ogni telefono e portatile e aggiungi il nuovo. Poi apri ogni strumento della tua lista del passo 1 che invia con il tuo dominio e aggiorna le sue impostazioni di posta o autorizzalo di nuovo. Invia una prova da ciascuno.

Passo 8: tieni il vecchio piano per due settimane

Lascia attive le vecchie caselle per almeno due settimane. Controllale ogni due giorni per trovare i ritardatari ed esegui un’ultima copia IMAP prima di disdire. Disdici solo quando non arriva nulla di nuovo da diversi giorni. Disdire troppo presto è l’unico errore irreversibile, perché la posta rimasta sul vecchio server scompare con lui.

Chiedilo a Claude o a ChatGPT

L’inventario e la checklist del passaggio sono le due parti da affidare a un assistente. Incolla questo e compila le parentesi:

I'm moving business email for [yourdomain.com] from [GoDaddy / current provider]
to [Google Workspace / Microsoft 365]. My DNS is hosted at [DNS provider].
We have [number] mailboxes, and these tools send mail as our domain: [list].
Give me a dated cutover checklist covering: lowering the MX TTL, creating
mailboxes, copying old mail over IMAP, the exact order for changing MX records,
the SPF record I should end up with, and how to enable DKIM. Tell me where each
step happens (DNS host or mail admin console). Flag anything you aren't sure
about for my provider so I can check the provider's own documentation.

Controlla ogni valore DNS che ti dà con la pagina di configurazione del nuovo provider prima di salvarlo. Gli assistenti inventano con sicurezza un include: o un nome host MX che sembra giusto e non lo è.