GoDaddyから業務用メールを失わずに移行する方法

業務用メールの移行は、2週間かけるプロセスの中の10分間の作業で、その10分が一番簡単な部分です。消えてしまうメールは、ほぼ決まって、切り替え中に届いたもの、誰もコピーしなかったフォルダにあるもの、旧設定を指したままのツールから送られたものです。

ここでGoDaddyを例にするのは、このテーマで私のサイトに来る検索流入の多くが、GoDaddyのメールにログインしようとする人たちで、その中には手放したいプランを使っている人も多いからです。手順は、どのプロバイダーから移る場合でも同じです。残るほうがよければ、GoDaddyは現在Workspace EmailをMicrosoft 365上で動かしており、GoDaddyメールへのログイン方法の解説で説明しています。

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まず、本当に移行すべきかを決める

メール、カレンダー、ファイルを1つの管理画面にまとめたい、チームがGoogle Docsを使っている、メールしか使わないセットに料金を払っている、という場合は移行しましょう。メールが問題なく動き、不満がログイン画面だけなら、そのまま残ります。理由のない移行は、リスクだけで見返りがありません。

ステップ1：DNSに触る前に棚卸しをする

現在の設定に依存しているものをすべて書き出します。

1. 各メールボックス。担当者とおおよその容量も。
2. エイリアス、転送、info@やbilling@のような共有受信箱。
3. 自社ドメインでメールを送るすべてのツール：請求書、CRM、フォーム、メールマーケティング、予約ツール。
4. アカウントを追加しているすべてのスマートフォンとパソコン。
5. DNSがどこにあるか。GoDaddy、Cloudflare、レジストラのいずれかでしょう。レコードを編集するのはメールプロバイダーではなく、そこです。

このリストが特に重要なのは3番目のためです。旧メールサーバー経由で送信しているツールは、解約した日から動かなくなり、何も警告してくれません。

ステップ2：2日前にMXのTTLを下げる

MXレコードは、あなたのドメインのメールをどのサーバーが受け取るかをインターネットに伝えます。TTLは、ほかのネットワークが答えを覚えておく時間です。DNS設定を開き、MXレコードのTTLをホストが許す最小値に設定します。多くは300秒です。切り替えの少なくとも48時間前に行ってください。古い長い値をキャッシュしたネットワークは、期限が切れるまでそれを保持するからです。

これで切り替えが素早く反映されます。省くと、一部の送信者が何時間も旧サーバーに配送し続けます。

ステップ3：先に新しいメールボックスを作る

新プロバイダーを設定し、ドメインを追加して、MXレコードを変更する前にすべてのメールボックス、エイリアス、共有受信箱を作成します。新プロバイダーは、TXTレコードでドメインの所有を証明するよう求めます。これは今のうちに追加して構いません。メールの流れには影響しません。

新プロバイダーのMXレコードはまだ追加しないでください。コピー中も、メールは旧サーバーに届き続ける必要があります。

ステップ4：旧メールをコピーする

Google Workspaceの管理コンソールには、IMAPで他のプロバイダーからメールを取り込むデータ移行ツールがあり、Microsoft 365にもExchange管理センターにIMAP移行があります。どちらも、各ユーザーの認証情報か旧メールボックスへの管理者レベルの接続と、旧プロバイダーのIMAPサーバー名が必要です。旧プロバイダーのヘルプページに載っています。

押さえておくべき制限が2つあります。

• IMAPがコピーするのはメールだけで、連絡先とカレンダーは対象外です。旧アカウントからエクスポートし、新しいアカウントへ手作業でインポートします。
• 大きなメールボックスは数時間かかります。切り替え時に待たなくて済むよう、1日前にコピーを始めます。

コピーは今1回行い、切り替え直後にもう1回行って、その間に届いた分を拾います。

ステップ5：MXレコードを切り替える

週末の朝のような静かな時間帯を選び、この順序で進めます。

1. 旧プロバイダーのMXレコードを削除する。
2. 新プロバイダーが示すとおりに、指定された優先度で、そのMXレコードを追加する。
3. 保存し、個人のアドレスから自分宛てにテストメールを送り、返信も1通送る。

1〜2時間以内に、ほとんどのメールが新しいメールボックスに届きます。一部のメールは、最長1日ほど旧サーバーに届くことがあります。旧サーバーを動かし続けるのはそのためです。

ステップ6：SPF、DKIM、DMARCを直す

忘れられがちなステップで、1週間後に送信メールが迷惑メールに入り始めるのはここが原因です。ドメインのSPFレコードは、ちょうど1つにします。旧プロバイダーのinclude:を新プロバイダーのものに置き換え、ステップ1のリストにあるほかのツールの分は残します。次に、新プロバイダーの管理コンソールでDKIM署名を有効にし、発行された鍵を公開します。DMARCレコードは、旧プロバイダーに言及していない限り、そのままにします。

3つすべてが通っているかを確認する方法を含む完全な手順は、ビジネスメールのSPF・DKIM・DMARC設定方法にあります。

ステップ7：端末とツールを接続し直す

各スマートフォンとパソコンから旧アカウントを削除し、新しいアカウントを追加します。そのうえで、ステップ1のリストにある自社ドメインで送信するツールを開き、メール設定を更新するか再認証します。それぞれからテスト送信をしてください。

ステップ8：旧プランを2週間残す

旧メールボックスは最低2週間は有効にしておきます。数日おきに取りこぼしがないか確認し、解約前にもう一度IMAPコピーを実行します。数日間、新しいメールが届いていないことを確かめてから解約します。早すぎる解約は取り返しのつかない唯一のミスです。旧サーバーにあるメールは、サーバーとともに消えるからです。

ClaudeやChatGPTに任せる

棚卸しと切り替えのチェックリストは、アシスタントに任せる価値がある2つの部分です。次を貼り付けて、角括弧を埋めてください。

I'm moving business email for [yourdomain.com] from [GoDaddy / current provider]
to [Google Workspace / Microsoft 365]. My DNS is hosted at [DNS provider].
We have [number] mailboxes, and these tools send mail as our domain: [list].
Give me a dated cutover checklist covering: lowering the MX TTL, creating
mailboxes, copying old mail over IMAP, the exact order for changing MX records,
the SPF record I should end up with, and how to enable DKIM. Tell me where each
step happens (DNS host or mail admin console). Flag anything you aren't sure
about for my provider so I can check the provider's own documentation.

保存する前に、出てきたDNSの値をすべて新プロバイダーの設定ページと照合してください。アシスタントは、正しそうに見えて実は誤っているinclude:やMXホスト名を、自信満々にでっち上げます。