Como mover o e-mail da empresa do GoDaddy sem perder nada

Mover o e-mail da empresa é uma mudança de dez minutos dentro de um processo de duas semanas, e os dez minutos são a parte fácil. O e-mail que some quase sempre é o que chegou durante a troca, o das pastas que ninguém copiou ou o das mensagens enviadas por uma ferramenta que ainda aponta para a configuração antiga.

Uso o GoDaddy como exemplo porque boa parte do tráfego de busca que meu site recebe sobre este assunto vem de pessoas que entram no e-mail do GoDaddy, e muitas estão em um plano que prefeririam deixar. Os passos são os mesmos para qualquer provedor que você esteja deixando. Se preferir ficar, o GoDaddy agora roda o Workspace Email no Microsoft 365, e meu guia para entrar no e-mail do GoDaddy explica isso.

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Decida primeiro se vale mesmo a pena mudar

Mude se quiser um único console de administração para e-mail, agenda e arquivos, se sua equipe vive no Google Docs ou se você paga por um pacote do qual só usa o e-mail. Fique se o e-mail funciona e a única reclamação é a tela de login. Uma migração sem motivo é risco sem retorno.

Passo 1: faça um inventário antes de mexer no DNS

Anote tudo o que depende da configuração atual:

1. Cada caixa de correio, com o dono e o tamanho aproximado.
2. Aliases, encaminhamentos e caixas compartilhadas como info@ e financeiro@.
3. Cada ferramenta que envia e-mail com o seu domínio: cobrança, CRM, formulários, e-mail marketing, agendamento.
4. Cada celular e notebook com a conta configurada.
5. Onde o seu DNS está. Pode ser o GoDaddy, a Cloudflare ou o seu registrador. É lá que você vai editar os registros, não no provedor de e-mail.

A lista importa sobretudo pelo item 3. Uma ferramenta que envia pelo seu servidor de e-mail antigo para de funcionar no dia em que você cancela, e nada avisa.

Passo 2: reduza o TTL do MX dois dias antes

Um registro MX diz à internet qual servidor recebe o e-mail do seu domínio. O TTL é o tempo que outras redes guardam a resposta antes de perguntar de novo. Abra as configurações de DNS e defina o TTL dos registros MX no menor valor que o seu provedor permitir, geralmente 300 segundos. Faça isso pelo menos 48 horas antes da troca, porque as redes que guardaram o valor longo antigo o mantêm até expirar.

É isso que deixa a virada rápida. Se você pular essa etapa, alguns remetentes continuam entregando no servidor antigo por horas.

Passo 3: crie primeiro as novas caixas

Configure o novo provedor, adicione o seu domínio e crie todas as caixas, aliases e caixas compartilhadas antes de alterar qualquer registro MX. O novo provedor vai pedir que você prove que o domínio é seu com um registro TXT. Adicione-o agora: ele não afeta o fluxo de e-mail.

Ainda não adicione os registros MX do novo provedor. O e-mail deve continuar chegando ao servidor antigo enquanto você o copia.

Passo 4: copie o e-mail antigo

O Google Workspace tem no console de administração uma ferramenta de migração de dados que puxa o e-mail de outro provedor por IMAP, e o Microsoft 365 tem uma migração IMAP no centro de administração do Exchange. As duas precisam das credenciais de cada usuário ou de uma conexão de administrador com a caixa antiga, além do nome do servidor IMAP do provedor anterior. A ajuda do seu provedor antigo informa esse nome.

Dois limites para prever:

• O IMAP copia e-mails, não contatos nem agendas. Exporte-os da conta antiga e importe-os manualmente na nova.
• Caixas grandes levam horas. Comece a cópia um dia antes para não ficar esperando na hora da troca.

Faça a cópia uma vez agora e outra logo depois da virada, para pegar o que chegou nesse intervalo.

Passo 5: troque os registros MX

Escolha um horário tranquilo, como uma manhã de fim de semana, e siga esta ordem:

1. Apague os registros MX do provedor antigo.
2. Adicione os registros MX do novo provedor exatamente como ele os lista, com as prioridades indicadas.
3. Salve e envie uma mensagem de teste para você mesmo a partir de um endereço pessoal, e outra de volta.

Em uma ou duas horas, a maior parte do e-mail chegará às novas caixas. Algumas mensagens ainda podem cair no servidor antigo por até um dia. Por isso você o mantém ativo.

Passo 6: ajuste SPF, DKIM e DMARC

É o passo que todo mundo esquece, e é onde o e-mail enviado começa a cair no spam uma semana depois. Seu domínio deve ter exatamente um registro SPF. Troque o include: do provedor antigo pelo do novo e mantenha os de todas as outras ferramentas da sua lista do passo 1. Depois ative a assinatura DKIM no console do novo provedor e publique a chave que ele fornecer. Deixe o seu registro DMARC como está, a menos que ele mencione o provedor antigo.

O passo a passo completo, incluindo como conferir se os três passam, está em como configurar SPF, DKIM e DMARC para o e-mail empresarial.

Passo 7: reconecte dispositivos e ferramentas

Remova a conta antiga de cada celular e notebook e adicione a nova. Depois abra cada ferramenta da sua lista do passo 1 que envia com o seu domínio e atualize as configurações de e-mail ou autorize-a de novo. Envie um teste de cada uma.

Passo 8: mantenha o plano antigo por duas semanas

Deixe as caixas antigas ativas por pelo menos duas semanas. Confira-as a cada poucos dias em busca de retardatários e rode a cópia IMAP mais uma vez antes de cancelar. Só cancele quando nada novo chegar há vários dias. Cancelar cedo demais é o único erro que não dá para desfazer, porque o e-mail que ficou no servidor antigo some junto com ele.

Peça ao Claude ou ao ChatGPT

O inventário e a lista de verificação da virada são as duas partes que valem a pena entregar a um assistente. Cole isto e preencha os colchetes:

I'm moving business email for [yourdomain.com] from [GoDaddy / current provider]
to [Google Workspace / Microsoft 365]. My DNS is hosted at [DNS provider].
We have [number] mailboxes, and these tools send mail as our domain: [list].
Give me a dated cutover checklist covering: lowering the MX TTL, creating
mailboxes, copying old mail over IMAP, the exact order for changing MX records,
the SPF record I should end up with, and how to enable DKIM. Tell me where each
step happens (DNS host or mail admin console). Flag anything you aren't sure
about for my provider so I can check the provider's own documentation.

Confira cada valor de DNS que ele indicar na página de configuração do novo provedor antes de salvar. Os assistentes inventam com toda a confiança um include: ou um nome de host MX que parece certo e não é.