Zakelijke e-mail van GoDaddy verhuizen zonder verlies

Zakelijke e-mail verhuizen is een wijziging van tien minuten binnen een proces van twee weken, en die tien minuten zijn het makkelijke deel. De mail die verdwijnt is bijna altijd mail die tijdens de overstap binnenkwam, mail in mappen die niemand heeft gekopieerd, of berichten die verstuurd zijn vanuit een tool die nog naar de oude opzet wijst.

GoDaddy is hier het voorbeeld, omdat een groot deel van het zoekverkeer op mijn site over dit onderwerp komt van mensen die inloggen op GoDaddy-e-mail, en velen zitten in een abonnement dat ze liever zouden verlaten. De stappen zijn hetzelfde bij elke aanbieder die u achterlaat. Blijft u liever, dan draait GoDaddy Workspace Email inmiddels op Microsoft 365, en mijn gids over inloggen op GoDaddy-e-mail legt dat uit.

Table of contents

Bepaal eerst of verhuizen echt zin heeft

Verhuis als u één beheerconsole wilt voor mail, agenda en bestanden, als uw team in Google Docs werkt, of als u betaalt voor een pakket waarvan u alleen de e-mail gebruikt. Blijf als de mail werkt en het enige bezwaar het inlogscherm is. Een migratie zonder reden is risico zonder opbrengst.

Stap 1: maak een inventaris voordat u de DNS aanraakt

Noteer alles wat afhangt van de huidige opzet:

1. Elke mailbox, met de eigenaar en de ruwe omvang.
2. Aliassen, doorsturen en gedeelde inboxen zoals info@ en facturen@.
3. Elke tool die mail verstuurt met uw domein: facturatie, CRM, formulieren, e-mailmarketing, afsprakenplanning.
4. Elke telefoon en laptop waarop het account is ingesteld.
5. Waar uw DNS staat. Dat kan GoDaddy, Cloudflare of uw registrar zijn. Daar bewerkt u de records, niet bij de mailaanbieder.

De lijst telt vooral door punt 3. Een tool die via uw oude mailserver verstuurt, houdt op te werken op de dag dat u opzegt, en niets waarschuwt u.

Stap 2: verlaag de MX-TTL twee dagen eerder

Een MX-record vertelt het internet welke server de mail van uw domein ontvangt. De TTL is hoelang andere netwerken het antwoord onthouden voordat ze opnieuw vragen. Open uw DNS-instellingen en zet de TTL van de MX-records op de laagste waarde die uw aanbieder toestaat, vaak 300 seconden. Doe dit minstens 48 uur voor de overstap, want netwerken die de oude lange waarde hebben opgeslagen, houden die vast tot hij verloopt.

Dit maakt de overstap snel. Slaat u het over, dan blijven sommige afzenders uren bij de oude server afleveren.

Stap 3: maak eerst de nieuwe mailboxen aan

Richt de nieuwe aanbieder in, voeg uw domein toe en maak alle mailboxen, aliassen en gedeelde inboxen aan voordat u een MX-record wijzigt. De nieuwe aanbieder vraagt u met een TXT-record te bewijzen dat het domein van u is. Voeg dat nu toe; het beïnvloedt de mailstroom niet.

Voeg de MX-records van de nieuwe aanbieder nog niet toe. De mail moet naar de oude server blijven gaan terwijl u kopieert.

Stap 4: kopieer de oude mail

Google Workspace heeft in de beheerconsole een tool voor gegevensmigratie die mail via IMAP bij een andere aanbieder ophaalt, en Microsoft 365 heeft een IMAP-migratie in het Exchange-beheercentrum. Beide hebben de inloggegevens van elke gebruiker nodig, of een beheerdersverbinding met de oude mailbox, plus de IMAP-servernaam van de oude aanbieder. Die staat in de helppagina’s van uw oude aanbieder.

Twee beperkingen om rekening mee te houden:

• IMAP kopieert mail, geen contacten of agenda’s. Exporteer die uit het oude account en importeer ze handmatig in het nieuwe.
• Grote mailboxen kosten uren. Start de kopie een dag eerder, zodat u bij de overstap niet hoeft te wachten.

Voer de kopie nu eenmaal uit en nog eens vlak na de overstap om op te vangen wat ertussen binnenkwam.

Stap 5: wissel de MX-records

Kies een rustig moment, zoals een weekendochtend, en ga in deze volgorde te werk:

1. Verwijder de MX-records van de oude aanbieder.
2. Voeg de MX-records van de nieuwe aanbieder toe precies zoals hij ze opgeeft, met de genoemde prioriteiten.
3. Sla op en stuur uzelf een testbericht vanaf een persoonlijk adres, en een terug.

Binnen een uur of twee komt de meeste mail in de nieuwe mailboxen aan. Enkele berichten kunnen tot een dag lang nog bij de oude server terechtkomen. Daarom houdt u die draaiend.

Stap 6: herstel SPF, DKIM en DMARC

Dit is de stap die iedereen vergeet, en daardoor belandt uitgaande mail een week later in de spam. Uw domein moet precies één SPF-record hebben. Vervang de include: van de oude aanbieder door die van de nieuwe en behoud die van alle andere tools uit uw lijst van stap 1. Zet daarna DKIM-ondertekening aan in de beheerconsole van de nieuwe aanbieder en publiceer de sleutel die u krijgt. Laat uw DMARC-record ongemoeid, tenzij het naar de oude aanbieder verwijst.

De volledige uitleg, inclusief hoe u controleert of alle drie slagen, staat in SPF, DKIM en DMARC instellen voor zakelijke e-mail.

Stap 7: koppel apparaten en tools opnieuw

Verwijder het oude account van elke telefoon en laptop en voeg het nieuwe toe. Open daarna elke tool uit uw lijst van stap 1 die met uw domein verstuurt en werk de mailinstellingen bij of autoriseer hem opnieuw. Verstuur vanuit elke tool een test.

Stap 8: houd het oude abonnement twee weken aan

Laat de oude mailboxen minstens twee weken actief. Controleer ze om de paar dagen op nazaten en voer de IMAP-kopie nog één keer uit voordat u opzegt. Zeg pas op als er al meerdere dagen niets nieuws meer is binnengekomen. Te vroeg opzeggen is de enige fout die u niet kunt herstellen, want de mail op de oude server verdwijnt met hem.

Laat Claude of ChatGPT het doen

De inventaris en de checklist voor de overstap zijn de twee onderdelen die u het best aan een assistent geeft. Plak dit en vul de haakjes in:

I'm moving business email for [yourdomain.com] from [GoDaddy / current provider]
to [Google Workspace / Microsoft 365]. My DNS is hosted at [DNS provider].
We have [number] mailboxes, and these tools send mail as our domain: [list].
Give me a dated cutover checklist covering: lowering the MX TTL, creating
mailboxes, copying old mail over IMAP, the exact order for changing MX records,
the SPF record I should end up with, and how to enable DKIM. Tell me where each
step happens (DNS host or mail admin console). Flag anything you aren't sure
about for my provider so I can check the provider's own documentation.

Controleer elke DNS-waarde die hij geeft aan de hand van de instelpagina van de nieuwe aanbieder voordat u opslaat. Assistenten verzinnen vol vertrouwen een include: of MX-hostnaam die juist lijkt en het niet is.