Zakelijke e-mail instellen met je eigen domein

Een adres als jij@jouwbedrijf.com is in tien minuten gekocht en in twee uur ingesteld. Het kopen is makkelijk. Bij het instellen verliezen mensen een week, meestal omdat ze eerst de mailboxen aanmaken en de DNS-records als laatste, en zich dan afvragen waarom de eerste mail aan een klant in de spam belandde.

Volg de volgorde hieronder en het werkt in één keer.

Table of contents

Stap 1: Wees eigenaar van het domein en weet waar de DNS staat

Registreer het domein bij een registrar waarvan jij zelf de login hebt, niet bij een die een freelancer of een oud bureau op eigen naam heeft aangemaakt. Namecheap is één optie. Elke gerenommeerde registrar voldoet.

Zoek daarna uit waar de DNS wordt beheerd. Dat is de plek waar je A-, MX- en TXT-records staan. Vaak is dat de registrar, maar staat de site achter Cloudflare, dan staan de records daar. Je bewerkt de records voor alle volgende stappen op die ene plek, dus noteer welke het is.

Stap 2: Kies één aanbieder

Je hebt één dienst nodig die de mailboxen host. Voor de meeste kleine bedrijven en bureaus gaat de keuze tussen twee:

1. Google Workspace als je team al in Google Docs, Sheets en Calendar werkt.
2. Microsoft 365 als je klanten Word- en Excel-bestanden sturen, of als je de Outlook-desktopapp wilt.

Kies op basis van de tools die je team de hele dag open heeft, niet op een functietabel. Beide doen het werk en bij beide kun je later overstappen; mijn gids over zakelijke e-mail verhuizen van GoDaddy behandelt de overstap.

Het goedkope pakket dat bij een webhost zit, zou ik overslaan voor alles wat klantgericht is. Mailboxen op shared hosting delen vaak hun verzendreputatie met onbekenden, een stille manier om in de spam te belanden.

Stap 3: Voeg je domein toe en verifieer het

Meld je aan bij de aanbieder en voer je domein in. Je moet bewijzen dat het van jou is door een TXT-record toe te voegen bij je DNS-host. Kopieer de waarde exact, plak die in een nieuw TXT-record en klik op verifiëren. DNS-wijzigingen kunnen enkele minuten tot enkele uren duren voor ze zichtbaar zijn.

Dit record raakt de mailbezorging niet. Je kunt het op elk moment toevoegen.

Stap 4: Maak de mailboxen aan

Maak één mailbox per persoon en daarna de gedeelde adressen waar mensen echt naartoe schrijven: info@, facturen@, support@. Maak gedeelde adressen waar je aanbieder dat toestaat een alias of groepsmailbox in plaats van een betaalde licentie.

Gebruik een vast patroon, voornaam of initiaal plus achternaam, en beslis dat nu. Het veranderen als je adres op 200 facturen staat, is een ellende.

Stap 5: Wijs de MX-records naar de aanbieder

MX-records vertellen het internet waar de mail van je domein moet worden bezorgd. Je aanbieder toont de exacte waarden op het installatiescherm. Verwijder MX-records die al op het domein staan, voeg die van de aanbieder toe en houd de prioriteiten aan die hij geeft.

Ontvangt dit domein nu al ergens mail, stop dan. Het wijzigen van MX-records verplaatst de bezorging, en wat nog bij de oude plek binnenkomt, ben je kwijt. Gebruik in dat geval de migratiestappen uit de GoDaddy-verhuisgids.

Stap 6: Publiceer SPF en DKIM voordat je verstuurt

Deze stap scheidt mail die aankomt van mail die dat niet doet.

1. SPF is één TXT-record dat opsomt welke diensten namens je domein mogen versturen. Je hebt er één per domein. Voeg je later een factureringstool of nieuwsbriefdienst toe, dan zet je de include: daarvan in datzelfde record, niet in een tweede.
2. DKIM ondertekent elk uitgaand bericht zodat ontvangers kunnen controleren dat het niet is gewijzigd. Schakel ondertekening in via de beheerconsole van je aanbieder en publiceer de sleutel die je krijgt als DNS-record.

Ik leg beide uit, plus DMARC, in SPF, DKIM en DMARC instellen voor zakelijke e-mail. Doe SPF en DKIM nu en voeg DMARC met p=none dezelfde dag toe.

Stap 7: Test voordat je het iemand vertelt

1. Stuur een bericht van je nieuwe adres naar een persoonlijk Gmail-account en een Outlook.com-account.
2. Beantwoord elk bericht en controleer of de antwoorden aankomen.
3. Open in Gmail het ontvangen bericht, kies “Origineel weergeven” en controleer dat SPF en DKIM PASS tonen.
4. Stuur er een naar een vriend en vraag of die in de spam kijkt, niet alleen in de inbox.

Belandt een test in de spam of toont SPF fail, dan zit de oplossing bijna altijd in Stap 6. Maak het adres pas bekend als alle vier slagen.

Stap 8: Koppel de tools die namens jou versturen

Je factureringstool, crm, contactformulier en afsprakenapp sturen mogelijk allemaal mail vanaf je domein. Elk moet in je SPF-record zijn geautoriseerd of via je nieuwe mailaanbieder versturen. Open ze stuk voor stuk, werk de verzendinstellingen bij en stuur een test.

Voeg het adres daarna toe aan je telefoon en laptop, stel een handtekening in en werk de contactpagina, socialmediaprofielen en factuursjabloon bij.

Laat Claude of ChatGPT het doen

Het deel dat je kunt uitbesteden is de checklist op maat van jouw situatie. Plak dit en vul de haakjes in:

I'm setting up business email for [yourdomain.com] with [Google Workspace /
Microsoft 365]. My DNS is hosted at [DNS provider]. The domain [does / does not]
receive mail anywhere today. These tools also send mail as the domain: [list].
Give me a numbered checklist in the right order: domain verification TXT, the
mailboxes and aliases to create, MX records, the single SPF record I should end
up with, DKIM setup, and a DMARC record at p=none. For each step, tell me
whether it happens at the DNS host or in the mail admin console.

Vergelijk elk record dat je krijgt met de waarden op de installatiepagina van je aanbieder voordat je opslaat. Assistenten verzinnen vol zelfvertrouwen een MX-hostnaam of een include: die juist lijkt en het niet is.