Cómo configurar el correo de empresa con tu propio dominio

Una dirección como tu@tuempresa.com cuesta diez minutos de compra y dos horas de configuración. La compra es fácil. La configuración es donde la gente pierde una semana, casi siempre porque crea los buzones primero y los registros DNS al final, y luego no entiende por qué el primer correo a un cliente acabó en spam.

Hazlo en el orden de abajo y funcionará a la primera.

Table of contents

Paso 1: Ten el dominio a tu nombre y sabe dónde está su DNS

Registra el dominio en un registrador donde el acceso sea tuyo, no en uno que creó un freelance o una agencia antigua a su nombre. Namecheap es una opción. Sirve cualquier registrador serio.

Después averigua dónde se gestiona el DNS. Es el lugar que lista tus registros A, MX y TXT. A menudo es el registrador, pero si la web está detrás de Cloudflare, los registros viven allí. Editarás los registros en ese único sitio en todos los pasos siguientes, así que anota cuál es.

Paso 2: Elige un solo proveedor

Necesitas un servicio que aloje los buzones. Para la mayoría de las pymes y agencias la elección está entre dos:

1. Google Workspace si tu equipo ya trabaja con Google Docs, Sheets y Calendar.
2. Microsoft 365 si tus clientes te envían archivos de Word y Excel, o quieres la aplicación de escritorio de Outlook.

Elige según las herramientas que tu equipo abre todo el día, no según una tabla de funciones. Ambos cumplen, y ambos permiten cambiar más adelante; mi guía para mover el correo de empresa fuera de GoDaddy cubre el cambio.

El paquete barato que viene con un hosting web es la opción que descartaría para cualquier cosa de cara al cliente. Los buzones de hosting compartido suelen compartir reputación de envío con desconocidos, una forma silenciosa de acabar en spam.

Paso 3: Añade tu dominio y verifícalo

Regístrate en el proveedor e introduce tu dominio. Te pedirá demostrar que es tuyo añadiendo un registro TXT en tu DNS. Copia el valor exactamente, pégalo en un registro TXT nuevo y pulsa verificar. Los cambios de DNS pueden tardar de unos minutos a unas horas en aparecer.

Este registro no afecta a la entrega del correo. Es seguro añadirlo en cualquier momento.

Paso 4: Crea los buzones

Crea un buzón por persona y después las direcciones compartidas a las que la gente escribirá de verdad: info@, facturacion@, soporte@. Donde tu proveedor lo permita, haz que las compartidas sean alias o buzones de grupo en lugar de licencias de pago.

Usa un patrón coherente, nombre o inicial más apellido, y decídelo ahora. Cambiarlo cuando tu dirección ya está en 200 facturas es un suplicio.

Paso 5: Apunta los registros MX al proveedor

Los registros MX indican a internet dónde entregar el correo de tu dominio. Tu proveedor muestra los valores exactos en su pantalla de configuración. Borra los registros MX que ya tenga el dominio, añade los del proveedor y respeta las prioridades que te da.

Si este dominio ya recibe correo en algún sitio, para. Cambiar los registros MX mueve la entrega, y lo que siga llegando al sitio antiguo lo perderás. Usa en su lugar los pasos de migración de la guía para salir de GoDaddy.

Paso 6: Publica SPF y DKIM antes de enviar

Este paso separa el correo que llega del que no.

1. SPF es un único registro TXT que lista qué servicios pueden enviar como tu dominio. Solo tienes uno por dominio. Si luego añades una herramienta de facturación o un servicio de newsletter, añades su include: a ese mismo registro, no un segundo.
2. DKIM firma cada mensaje saliente para que quien lo recibe compruebe que no fue alterado. Activa la firma en la consola de administración de tu proveedor y publica la clave que te da como registro DNS.

Explico ambos, y también DMARC, en cómo configurar SPF, DKIM y DMARC para el correo de empresa. Haz SPF y DKIM ahora y añade DMARC en p=none el mismo día.

Paso 7: Prueba antes de decírselo a nadie

1. Envía un mensaje desde tu nueva dirección a una cuenta personal de Gmail y a una de Outlook.com.
2. Responde a cada uno y confirma que las respuestas llegan.
3. En Gmail, abre el mensaje recibido, elige “Mostrar original” y comprueba que SPF y DKIM dicen PASS.
4. Envía uno a un amigo y pídele que mire en spam, no solo en la bandeja de entrada.

Si una prueba cae en spam o SPF dice fail, la solución casi siempre está en el Paso 6. No anuncies la dirección hasta que las cuatro pasen.

Paso 8: Conecta las herramientas que envían en tu nombre

Tu herramienta de facturación, el CRM, el formulario de contacto y la app de citas pueden enviar correo desde tu dominio. Cada una debe estar autorizada en tu registro SPF o enviar a través de tu nuevo proveedor de correo. Abre cada una, actualiza su configuración de envío y manda una prueba.

Después añade la dirección al móvil y al portátil, configura una firma y actualiza la página de contacto, los perfiles sociales y la plantilla de facturas.

Dile a Claude o ChatGPT que lo haga

Lo que vale la pena delegar es la lista adaptada a tu caso. Pega esto y rellena los corchetes:

I'm setting up business email for [yourdomain.com] with [Google Workspace /
Microsoft 365]. My DNS is hosted at [DNS provider]. The domain [does / does not]
receive mail anywhere today. These tools also send mail as the domain: [list].
Give me a numbered checklist in the right order: domain verification TXT, the
mailboxes and aliases to create, MX records, the single SPF record I should end
up with, DKIM setup, and a DMARC record at p=none. For each step, tell me
whether it happens at the DNS host or in the mail admin console.

Compara cada registro que te dé con los valores de la página de configuración de tu proveedor antes de guardarlo. Los asistentes inventan con total seguridad un host MX o un include: que parece correcto y no lo es.