Configurer une messagerie pro avec votre propre domaine

Une adresse comme vous@votreentreprise.com, c’est dix minutes d’achat et deux heures de configuration. L’achat est facile. La configuration, c’est là que l’on perd une semaine, presque toujours parce qu’on a créé les boîtes d’abord et les enregistrements DNS en dernier, puis qu’on s’étonne que le premier mail à un client soit parti en spam.

Suivez l’ordre ci-dessous et cela fonctionne du premier coup.

Table of contents

Étape 1 : Possédez le domaine et sachez où se trouve son DNS

Enregistrez le domaine chez un registrar dont vous détenez vous-même l’identifiant, pas chez un registrar ouvert par un freelance ou une ancienne agence à son nom. Namecheap est une option. N’importe quel registrar sérieux convient.

Ensuite, trouvez où le DNS est géré. C’est l’endroit qui liste vos enregistrements A, MX et TXT. Souvent c’est le registrar, mais si le site est derrière Cloudflare, les enregistrements s’y trouvent. Vous modifierez les enregistrements à cet unique endroit pour toutes les étapes suivantes ; notez lequel.

Étape 2 : Choisissez un seul fournisseur

Il vous faut un service qui héberge les boîtes. Pour la plupart des petites entreprises et agences, le choix se joue entre deux :

1. Google Workspace si votre équipe travaille déjà dans Google Docs, Sheets et Agenda.
2. Microsoft 365 si vos clients vous envoient des fichiers Word et Excel, ou si vous voulez l’application Outlook de bureau.

Choisissez selon les outils que votre équipe ouvre toute la journée, pas selon un tableau de fonctionnalités. Les deux font le travail, et les deux permettent de changer plus tard ; mon guide pour quitter GoDaddy avec sa messagerie pro couvre le changement.

Le forfait bon marché fourni avec un hébergement web est l’option que j’éviterais pour tout ce qui touche aux clients. Les boîtes d’un hébergement mutualisé partagent souvent leur réputation d’envoi avec des inconnus, une façon discrète de finir en spam.

Étape 3 : Ajoutez votre domaine et vérifiez-le

Inscrivez-vous chez le fournisseur et saisissez votre domaine. Il vous demandera de prouver que vous en êtes propriétaire en ajoutant un enregistrement TXT chez votre hébergeur DNS. Copiez la valeur exactement, collez-la dans un nouvel enregistrement TXT et cliquez sur vérifier. Les changements DNS peuvent mettre de quelques minutes à quelques heures à apparaître.

Cet enregistrement n’affecte pas la remise du courrier. Vous pouvez l’ajouter à tout moment.

Étape 4 : Créez les boîtes

Créez une boîte par personne, puis les adresses partagées auxquelles on écrira vraiment : info@, facturation@, support@. Quand votre fournisseur le permet, faites des partagées des alias ou des boîtes de groupe plutôt que des licences payantes.

Utilisez un schéma cohérent, prénom ou initiale plus nom, et décidez-le maintenant. Le changer quand votre adresse figure sur 200 factures est pénible.

Étape 5 : Pointez les enregistrements MX vers le fournisseur

Les enregistrements MX indiquent à Internet où livrer le courrier de votre domaine. Votre fournisseur affiche les valeurs exactes sur son écran de configuration. Supprimez les enregistrements MX déjà présents sur le domaine, ajoutez ceux du fournisseur et conservez les priorités indiquées.

Si ce domaine reçoit déjà du courrier quelque part, arrêtez-vous. Changer les MX déplace la livraison, et tout ce qui arrive encore à l’ancien endroit est perdu pour vous. Utilisez plutôt les étapes de migration du guide sur GoDaddy.

Étape 6 : Publiez SPF et DKIM avant d’envoyer

Cette étape sépare le courrier qui arrive de celui qui n’arrive pas.

1. SPF est un unique enregistrement TXT qui liste les services autorisés à envoyer au nom de votre domaine. Vous n’en avez qu’un par domaine. Si vous ajoutez plus tard un outil de facturation ou un service de newsletter, vous ajoutez son include: à ce même enregistrement, pas un second.
2. DKIM signe chaque message sortant pour que le destinataire vérifie qu’il n’a pas été modifié. Activez la signature dans la console d’administration de votre fournisseur et publiez la clé qu’il vous donne sous forme d’enregistrement DNS.

J’explique les deux, ainsi que DMARC, dans comment configurer SPF, DKIM et DMARC pour la messagerie pro. Faites SPF et DKIM maintenant et ajoutez DMARC en p=none le même jour.

Étape 7 : Testez avant d’en parler à quiconque

1. Envoyez un message depuis votre nouvelle adresse vers un compte Gmail personnel et un compte Outlook.com.
2. Répondez à chacun et vérifiez que les réponses arrivent.
3. Dans Gmail, ouvrez le message reçu, choisissez « Afficher l’original » et vérifiez que SPF et DKIM indiquent PASS.
4. Envoyez-en un à un ami et demandez-lui de regarder dans les spams, pas seulement dans la boîte de réception.

Si un test finit en spam ou si SPF indique fail, la solution se trouve presque toujours à l’étape 6. N’annoncez pas l’adresse avant que les quatre tests passent.

Étape 8 : Connectez les outils qui envoient en votre nom

Votre outil de facturation, votre CRM, votre formulaire de contact et votre application de prise de rendez-vous peuvent tous envoyer du courrier depuis votre domaine. Chacun doit être autorisé dans votre enregistrement SPF ou envoyer via votre nouveau fournisseur de messagerie. Ouvrez-les un par un, mettez à jour leurs paramètres d’envoi et envoyez un test.

Ajoutez ensuite l’adresse à votre téléphone et à votre ordinateur, configurez une signature et mettez à jour la page de contact, les profils sociaux et le modèle de facture.

Demandez à Claude ou ChatGPT de le faire

La partie à déléguer, c’est la liste adaptée à votre situation. Collez ceci et remplissez les crochets :

I'm setting up business email for [yourdomain.com] with [Google Workspace /
Microsoft 365]. My DNS is hosted at [DNS provider]. The domain [does / does not]
receive mail anywhere today. These tools also send mail as the domain: [list].
Give me a numbered checklist in the right order: domain verification TXT, the
mailboxes and aliases to create, MX records, the single SPF record I should end
up with, DKIM setup, and a DMARC record at p=none. For each step, tell me
whether it happens at the DNS host or in the mail admin console.

Comparez chaque enregistrement fourni avec les valeurs de la page de configuration de votre fournisseur avant de l’enregistrer. Les assistants inventent avec aplomb un hôte MX ou un include: qui a l’air juste et qui ne l’est pas.