Come configurare l'email aziendale con il tuo dominio

Un indirizzo come tu@tuaazienda.com richiede dieci minuti di acquisto e due ore di configurazione. L’acquisto è facile. Nella configurazione si perde una settimana, quasi sempre perché si creano prima le caselle e per ultimi i record DNS, e poi ci si chiede perché la prima email a un cliente sia finita nello spam.

Segui l’ordine qui sotto e funziona al primo colpo.

Table of contents

Passo 1: Possiedi il dominio e sappi dove vive il DNS

Registra il dominio presso un registrar di cui hai tu le credenziali, non uno aperto da un freelance o da una vecchia agenzia a proprio nome. Namecheap è un’opzione. Va bene qualsiasi registrar affidabile.

Poi scopri dove viene gestito il DNS. È il posto che elenca i tuoi record A, MX e TXT. Spesso è il registrar, ma se il sito sta dietro Cloudflare, i record vivono lì. Modificherai i record in quell’unico posto per tutti i passi successivi, quindi annota quale sia.

Passo 2: Scegli un solo provider

Serve un servizio che ospiti le caselle. Per la maggior parte delle piccole imprese e delle agenzie la scelta è tra due:

1. Google Workspace se il tuo team lavora già con Google Docs, Sheets e Calendar.
2. Microsoft 365 se i tuoi clienti ti mandano file Word ed Excel, o se vuoi l’app Outlook per desktop.

Scegli in base agli strumenti che il tuo team usa tutto il giorno, non a una tabella di funzioni. Entrambi funzionano ed entrambi permettono di cambiare più avanti; la mia guida per spostare l’email aziendale fuori da GoDaddy copre il passaggio.

Il pacchetto economico incluso nell’hosting web è l’opzione che eviterei per qualsiasi cosa rivolta ai clienti. Le caselle dell’hosting condiviso tendono a condividere la reputazione di invio con degli sconosciuti, un modo silenzioso di finire nello spam.

Passo 3: Aggiungi il dominio e verificalo

Registrati presso il provider e inserisci il tuo dominio. Ti chiederà di dimostrare che è tuo aggiungendo un record TXT presso il tuo host DNS. Copia il valore esattamente, incollalo in un nuovo record TXT e clicca su verifica. Le modifiche DNS possono richiedere da pochi minuti a qualche ora per comparire.

Questo record non tocca la consegna della posta. Puoi aggiungerlo in qualsiasi momento.

Passo 4: Crea le caselle

Crea una casella per persona, poi gli indirizzi condivisi a cui la gente scriverà davvero: info@, fatture@, supporto@. Dove il provider lo consente, fai degli indirizzi condivisi degli alias o delle caselle di gruppo anziché licenze a pagamento.

Usa uno schema coerente, nome o iniziale più cognome, e decidilo ora. Cambiarlo quando il tuo indirizzo è su 200 fatture è un incubo.

Passo 5: Punta i record MX al provider

I record MX dicono a internet dove consegnare la posta del tuo dominio. Il provider mostra i valori esatti nella schermata di configurazione. Elimina i record MX già presenti sul dominio, aggiungi quelli del provider e mantieni le priorità che indica.

Se questo dominio riceve già posta da qualche parte, fermati. Cambiare i record MX sposta la consegna, e ciò che continua ad arrivare al vecchio posto è perso per te. Usa invece i passi di migrazione della guida sul passaggio da GoDaddy.

Passo 6: Pubblica SPF e DKIM prima di inviare

Questo passo separa la posta che arriva da quella che non arriva.

1. SPF è un unico record TXT che elenca quali servizi possono inviare a nome del tuo dominio. Ne hai uno per dominio. Se più avanti aggiungi uno strumento di fatturazione o un servizio di newsletter, aggiungi il suo include: a quello stesso record, non ne crei un secondo.
2. DKIM firma ogni messaggio in uscita così chi lo riceve può verificare che non sia stato alterato. Attiva la firma nella console di amministrazione del provider e pubblica la chiave che ti fornisce come record DNS.

Spiego entrambi, più DMARC, in come configurare SPF, DKIM e DMARC per l’email aziendale. Fai SPF e DKIM adesso e aggiungi DMARC con p=none lo stesso giorno.

Passo 7: Prova prima di dirlo a qualcuno

1. Invia un messaggio dal nuovo indirizzo a un account Gmail personale e a uno Outlook.com.
2. Rispondi a ciascuno e controlla che le risposte arrivino.
3. In Gmail, apri il messaggio ricevuto, scegli “Mostra originale” e verifica che SPF e DKIM indichino PASS.
4. Mandane uno a un amico e chiedigli di guardare nello spam, non solo nella posta in arrivo.

Se una prova finisce nello spam o SPF indica fail, la soluzione è quasi sempre nel Passo 6. Non annunciare l’indirizzo finché tutte e quattro non passano.

Passo 8: Collega gli strumenti che inviano a tuo nome

Lo strumento di fatturazione, il CRM, il modulo di contatto e l’app di prenotazione possono inviare posta dal tuo dominio. Ognuno deve essere autorizzato nel record SPF oppure inviare tramite il nuovo provider di posta. Aprili uno per uno, aggiorna le impostazioni di invio e manda una prova.

Poi aggiungi l’indirizzo a telefono e portatile, imposta una firma e aggiorna pagina contatti, profili social e modello di fattura.

Dillo a Claude o a ChatGPT

La parte da delegare è la checklist su misura per la tua situazione. Incolla questo e compila le parentesi:

I'm setting up business email for [yourdomain.com] with [Google Workspace /
Microsoft 365]. My DNS is hosted at [DNS provider]. The domain [does / does not]
receive mail anywhere today. These tools also send mail as the domain: [list].
Give me a numbered checklist in the right order: domain verification TXT, the
mailboxes and aliases to create, MX records, the single SPF record I should end
up with, DKIM setup, and a DMARC record at p=none. For each step, tell me
whether it happens at the DNS host or in the mail admin console.

Confronta ogni record che ti dà con i valori della pagina di configurazione del provider prima di salvarlo. Gli assistenti inventano con sicurezza un host MX o un include: che sembra giusto e non lo è.