Как настроить корпоративную почту на своём домене

Адрес вроде vy@vashakompaniya.com покупается за десять минут, а настраивается за пару часов. Покупка проста. На настройке люди теряют неделю, почти всегда потому, что сначала создают ящики, а DNS-записи оставляют на потом, и затем не понимают, почему первое письмо клиенту ушло в спам.

Делайте в порядке ниже, и всё заработает с первого раза.

Table of contents

Шаг 1. Владейте доменом и знайте, где лежит его DNS

Регистрируйте домен у регистратора, логин от которого есть у вас, а не у того, что фрилансер или прежнее агентство оформили на себя. Namecheap — один из вариантов. Подойдёт любой надёжный регистратор.

Затем выясните, где управляется DNS. Это место, где перечислены ваши записи A, MX и TXT. Часто это регистратор, но если сайт стоит за Cloudflare, записи находятся там. Во всех следующих шагах вы будете править записи в этом одном месте, так что запишите, где именно.

Шаг 2. Выберите одного провайдера

Нужен сервис, который хранит почтовые ящики. Для большинства малого бизнеса и агентств выбор между двумя:

1. Google Workspace, если команда уже работает в Google Docs, Sheets и Calendar.
2. Microsoft 365, если клиенты присылают файлы Word и Excel или вам нужно настольное приложение Outlook.

Выбирайте по инструментам, которые команда открывает целый день, а не по таблице функций. Оба справляются, и от обоих можно уйти позже; мой материал о том, как перенести корпоративную почту с GoDaddy, описывает такой переезд.

Дешёвый пакет, который идёт в комплекте с веб-хостингом, я бы не брал для всего, что связано с клиентами. Ящики на общем хостинге часто делят репутацию отправки с посторонними, и это тихий путь в спам.

Шаг 3. Добавьте домен и подтвердите его

Зарегистрируйтесь у провайдера и введите свой домен. Он попросит доказать владение, добавив TXT-запись у вашего DNS-хостинга. Скопируйте значение в точности, вставьте в новую TXT-запись и нажмите «проверить». Изменения DNS могут появляться от нескольких минут до нескольких часов.

Эта запись не влияет на доставку почты. Её можно добавлять в любой момент.

Шаг 4. Создайте ящики

Создайте по ящику на человека, затем общие адреса, на которые будут реально писать: info@, billing@, support@. Где провайдер позволяет, делайте общие адреса псевдонимами или групповыми ящиками, а не платными местами.

Выберите единый шаблон, имя или инициал плюс фамилия, и решите это сейчас. Менять его, когда адрес уже стоит на 200 счетах, мучительно.

Шаг 5. Направьте MX-записи на провайдера

MX-записи сообщают интернету, куда доставлять почту вашего домена. Точные значения провайдер показывает на экране настройки. Удалите MX-записи, которые уже есть на домене, добавьте записи провайдера и сохраните указанные им приоритеты.

Если этот домен уже где-то принимает почту, остановитесь. Смена MX-записей переносит доставку, а всё, что продолжит приходить на старое место, для вас потеряно. Вместо этого используйте шаги миграции из руководства по уходу с GoDaddy.

Шаг 6. Опубликуйте SPF и DKIM до отправки

Этот шаг отделяет почту, которая доходит, от почты, которая не доходит.

1. SPF — одна TXT-запись со списком сервисов, которым разрешено отправлять письма от имени вашего домена. На домен она одна. Если позже вы добавите сервис выставления счетов или рассылок, добавьте его include: в эту же запись, а не создавайте вторую.
2. DKIM подписывает каждое исходящее письмо, чтобы получатель мог проверить, что оно не изменено. Включите подпись в консоли администратора провайдера и опубликуйте выданный ключ как DNS-запись.

Оба механизма и DMARC я разбираю в материале как настроить SPF, DKIM и DMARC для корпоративной почты. Сделайте SPF и DKIM сейчас, а DMARC с p=none добавьте в тот же день.

Шаг 7. Проверьте, прежде чем кому-то сообщать

1. Отправьте письмо с нового адреса на личный Gmail и на Outlook.com.
2. Ответьте на каждое и убедитесь, что ответы приходят.
3. В Gmail откройте полученное письмо, выберите «Показать оригинал» и убедитесь, что SPF и DKIM показывают PASS.
4. Отправьте одно знакомому и попросите посмотреть в спаме, а не только во входящих.

Если тест попал в спам или SPF показывает fail, исправление почти всегда в шаге 6. Не объявляйте адрес, пока не пройдут все четыре проверки.

Шаг 8. Подключите сервисы, которые отправляют от вашего имени

Сервис выставления счетов, CRM, форма обратной связи и приложение для записи могут отправлять почту с вашего домена. Каждый должен быть разрешён в SPF-записи или отправлять через нового почтового провайдера. Откройте каждый, обновите настройки отправки и пошлите тест.

Затем добавьте адрес в телефон и ноутбук, настройте подпись и обновите страницу контактов, соцсети и шаблон счёта.

Поручите это Claude или ChatGPT

Стоит делегировать чек-лист, подогнанный под вашу ситуацию. Вставьте это и заполните скобки:

I'm setting up business email for [yourdomain.com] with [Google Workspace /
Microsoft 365]. My DNS is hosted at [DNS provider]. The domain [does / does not]
receive mail anywhere today. These tools also send mail as the domain: [list].
Give me a numbered checklist in the right order: domain verification TXT, the
mailboxes and aliases to create, MX records, the single SPF record I should end
up with, DKIM setup, and a DMARC record at p=none. For each step, tell me
whether it happens at the DNS host or in the mail admin console.

Сверяйте каждую запись, которую он выдаст, со значениями на странице настройки вашего провайдера, прежде чем сохранять. Ассистенты уверенно выдумывают MX-хост или include:, которые выглядят правдоподобно и неверны.