自社ドメインで業務用メールを設定する方法

you@yourcompany.com のようなアドレスは、購入に 10 分、設定に 2 時間です。購入は簡単です。設定で 1 週間を失う人が多く、その原因はほぼ決まって、先にメールボックスを作り、DNS レコードを最後に回して、最初の顧客宛メールが迷惑メールに入って首をかしげることです。

以下の順番で進めれば、一度でうまくいきます。

Table of contents

ステップ 1：ドメインを自分で所有し、DNS の場所を把握する

フリーランスや以前の代理店が自分の名義で作ったものではなく、ログイン情報を自分で持つレジストラでドメインを登録します。Namecheap は選択肢のひとつです。信頼できるレジストラならどこでも構いません。

次に、DNS をどこで管理しているか調べます。A、MX、TXT レコードが並んでいる場所です。多くはレジストラですが、サイトが Cloudflare の背後にある場合、レコードはそちらにあります。以降の全ステップでこの 1 か所でレコードを編集するので、どこかをメモしておきましょう。

ステップ 2：プロバイダーを 1 つ選ぶ

メールボックスをホストするサービスが必要です。小規模ビジネスやエージェンシーの大半は、次の 2 つから選びます。

1. Google Workspace：チームがすでに Google ドキュメント、スプレッドシート、カレンダーで働いている場合。
2. Microsoft 365：取引先から Word や Excel のファイルが届く場合、またはデスクトップ版 Outlook を使いたい場合。

機能比較表ではなく、チームが一日中開いているツールで選びます。どちらも役目を果たし、後から移行もできます。切り替えについては GoDaddy から業務用メールを移行する方法で解説しています。

Web ホスティングに付いてくる安いバンドルは、顧客に見せるアドレスには避けます。共有ホスティングのメールボックスは送信の評判を見知らぬ他人と共有しがちで、気づかないうちに迷惑メールに入る原因になります。

ステップ 3：ドメインを追加して認証する

プロバイダーに登録し、ドメインを入力します。所有を証明するため、DNS ホストに TXT レコードを追加するよう求められます。値を一字一句そのままコピーし、新しい TXT レコードに貼り付けて、認証をクリックします。DNS の変更が反映されるまで数分から数時間かかることがあります。

このレコードはメールの配信に影響しません。いつ追加しても安全です。

ステップ 4：メールボックスを作る

1 人 1 つのメールボックスを作り、次に実際にメールが送られる共有アドレスを作ります。info@、billing@、support@ などです。プロバイダーが対応していれば、共有アドレスは有料ライセンスではなくエイリアスやグループ受信箱にします。

名前＋姓、またはイニシャル＋姓のように一貫した規則を、今ここで決めます。アドレスが 200 枚の請求書に載った後で変更するのは大変です。

ステップ 5：MX レコードをプロバイダーに向ける

MX レコードは、ドメイン宛のメールをどこに配信するかをインターネットに伝えます。正確な値はプロバイダーの設定画面に表示されます。ドメインにすでにある MX レコードを削除し、プロバイダーのものを追加して、指定された優先度のままにします。

このドメインがすでにどこかでメールを受信しているなら、ここで止まってください。MX レコードを切り替えると配信先が移り、旧環境に届き続けるメールは失われます。代わりに GoDaddy 移行ガイドの移行手順を使います。

ステップ 6：送信する前に SPF と DKIM を公開する

このステップが、届くメールと届かないメールを分けます。

1. SPF は、ドメインの名義で送信してよいサービスを列挙する 1 つの TXT レコードです。ドメインにつき 1 つだけです。後から請求ツールやニュースレターサービスを追加するときは、2 つ目を作らず、同じレコードにそのサービスの include: を追加します。
2. DKIM は送信する各メッセージに署名し、受信側が改ざんされていないことを確認できるようにします。プロバイダーの管理コンソールで署名を有効にし、提示されたキーを DNS レコードとして公開します。

この 2 つと DMARC は、業務用メールの SPF・DKIM・DMARC を設定する方法で解説しています。SPF と DKIM は今すぐ、DMARC は同じ日に p=none で追加してください。

ステップ 7：誰かに知らせる前にテストする

1. 新しいアドレスから、個人の Gmail アカウントと Outlook.com アカウントにメッセージを送ります。
2. それぞれに返信し、返信が届くことを確認します。
3. Gmail で受信したメッセージを開き、「元のメッセージを表示」を選んで、SPF と DKIM が両方 PASS であることを確認します。
4. 友人にも 1 通送り、受信トレイだけでなく迷惑メールフォルダも見てもらいます。

テストが迷惑メールに入る、または SPF が fail と表示される場合、原因はほぼ必ずステップ 6 にあります。4 つすべてに合格するまで、アドレスを公表しないでください。

ステップ 8：自分の名義で送信するツールを接続する

請求ツール、CRM、問い合わせフォーム、予約アプリは、どれもあなたのドメインからメールを送っている可能性があります。それぞれ SPF レコードで許可するか、新しいメールプロバイダー経由で送信するようにします。ひとつずつ開いて送信設定を更新し、テストを送ってください。

そのあと、スマートフォンとパソコンにアドレスを追加し、署名を設定して、問い合わせページ、SNS プロフィール、請求書テンプレートを更新します。

Claude や ChatGPT にやらせる

任せる価値があるのは、あなたの環境に合わせたチェックリストです。次を貼り付けて、角括弧を埋めてください。

I'm setting up business email for [yourdomain.com] with [Google Workspace /
Microsoft 365]. My DNS is hosted at [DNS provider]. The domain [does / does not]
receive mail anywhere today. These tools also send mail as the domain: [list].
Give me a numbered checklist in the right order: domain verification TXT, the
mailboxes and aliases to create, MX records, the single SPF record I should end
up with, DKIM setup, and a DMARC record at p=none. For each step, tell me
whether it happens at the DNS host or in the mail admin console.

保存する前に、出てきたレコードをすべて、プロバイダー自身の設定ページの値と照合してください。アシスタントは、正しそうに見えて間違っている MX ホスト名や include: を自信満々に作り出します。